Organiser un Team Building : les 7 étapes à suivre
28 juin 2024
11 minutes de lecture
Un peu boudé depuis la crise du Covid-19 et le développement du télétravail, le team building se voit écarté des pratiques des entreprises. Considéré comme démodé, éloigné des vraies “préoccupations du travail”, il est, à tort, perçu comme inutile.
Pourtant, le constat reste sans appel : le team building reste un outil de management puissant et essentiel pour vos collaborateurs. Il est idéal voire crucial pour, entre autres :
- Renforcer la cohésion de groupe
- Développer l’esprit d’équipe
- Améliorer la communication entre collaborateurs
- Renforcer la motivation
- Transmettre les valeurs de votre entreprise
Sous forme de séminaire d’entreprise ou de journée d’équipe, organiser un team building n’est pas une mince affaire. Mais alors, comment organiser un événement unique et efficace ? Comment redonner envie à vos équipes de se retrouver en dehors de la sphère “travail”, de coopérer davantage ?
Dans cet article, nous vous proposons de suivre ces 7 étapes pour mettre en place un team building réussi et atteindre tous vos objectifs !
1. Définir les objectifs de votre team building
Avant de vous lancer dans l’organisation à proprement parler, il est essentiel de définir clairement les objectifs de l’événement. Ils peuvent être multiples et sont à adapter à votre structure ou encore, le nombre de collaborateurs.
Vous souhaitez fédérer vos équipes ? Faciliter l’intégration des nouveaux membres ? Encourager la créativité de vos collaborateurs ? Améliorer la communication entre les membres des équipes ? Joindre l’utile à l’agréable en organisant un team building à mi-chemin entre formation et détente ?
Posez-vous les bonnes questions, observez vos collaborateurs : vos objectifs devront répondre aux besoins spécifiques de vos équipes.
2. Connaître les participants en analysant leurs attentes et besoins
Parce que vos équipes sont uniques, il est essentiel de prendre en compte leurs besoins, attentes et envies. Pour cela, quelques conseils simples à appliquer :
- Réaliser un sondage ou un questionnaire pour recueillir les attentes des participants
- Identifier les préférences en matière d’activités (sont-elles plutôt sportives ? Culturelles ? Créatives ?)
- Considérer les contraintes éventuelles (allergies, limitations physiques etc.)
- Assurez-vous de comprendre les dynamiques de groupes et les relations interpersonnelles au sein de vos équipes
3. Fixer un budget
Définissez un budget réaliste en tenant compte de tous les aspects de l’événement. La meilleure façon de l’établir est, sans surprise, de s’adresser à la direction de votre structure pour déterminer le montant disponible pour le team building. Un événement similaire a peut-être été organisé auparavant : n’hésitez pas à interroger votre direction.
Prenez en compte tous les aspects de l’événement dans vos calculs :
- La location du lieu (sur une journée, un weekend, une semaine ?)
- Le transport et l’hébergement (nous vous conseillons de bien anticiper ces aspects, certains lieux étant très prisés, les disponibilités sont limitées…)
- La restauration
- Le matériel nécessaire pour les activités
- L’intervention d’intervenants extérieurs et diverses animations
Veillez également à allouer des fonds supplémentaires pour les imprévus.
4. Date, lieu et logistique : des étapes à ne pas négliger
Un autre point clé pour organiser votre team building : le lieu et la date. L’événement aura-t-il lieu dans les locaux de l’entreprise ou plutôt dans un lieu dédié ? L’événement sera-t-il organisé sur une journée ou plusieurs jours (et donc sous forme de séminaire) ? Quelles sont les préférences de vos collaborateurs (cf étape numéro 2) ? Quelle date est la plus propice à votre événement ?
Répondre à ces questions vous permettra de faire un tri des possibilités qui s’offrent à vous pour mettre en place votre team building.
Veillez également à :
- Sélectionner une date qui convient à la majorité des participants
- Choisir un lieu accessible et adapté aux éventuelles activités prévues
- Préparer le matériel nécessaire pour les éventuelles activités (faut-il le louer ? Votre structure dispose-t-elle déjà du matériel ?)
- Penser à vérifier les disponibilités et à réserver le plus tôt possible
- Organiser les déplacements des participants si nécessaire
- Prévoir des options de restauration adaptées à tous les régimes alimentaires
Une organisation logistique sans faille est par ailleurs essentielle pour le bon déroulement de l’événement ! N’hésitez pas à désigner une équipe pour superviser l’événement le jour J.
5. Sélectionner les bonnes activités pour votre team building
Cette étape peut vite devenir un vrai casse-tête ! Trois critères vont rapidement orienter vos choix d’activités :
- La durée de votre team building : une journée ? Un weekend ? Un team building sous un format de séminaire étalé sur une semaine ?
- La taille de votre entreprise et celle des équipes : les activités et l’organisation ne sont pas les mêmes pour un groupe de 10 personnes que 40.
- Le budget alloué à l’événement
Il existe une multitude de formats possibles : activités sportives (olympiades, chasse au trésor, sumo géant, football à taille humaine ou course d’orientation), ateliers créatifs pour connecter les membres d’une équipe dans une atmosphère conviviale (cours de peinture, cuisine, photo…), ou encore des expériences immersives (escape game) pour renforcer la cohésion et la collaboration. Selon la durée de votre team building, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs activités, varier les thématiques (culturelles le matin, sportive l’après-midi par exemple).
Dans l’étape numéro 2, nous vous recommandions de lancer un questionnaire pour recenser les attentes et préférences de vos équipes : utilisez les données collectées pour affiner le choix d’activités et satisfaire le plus grand nombre.
Par ailleurs, un team building peut représenter un certain cout pour une entreprise, à vous de gérer au mieux le budget alloué.
Vous n’avez pas un gros budget ? Pas de panique, vous pouvez toujours organiser une journée dans les locaux de votre entreprise : jeux de société, défis créatifs, ateliers interactifs, fresque du climat… Tout ce dont vous avez besoin est une ou plusieurs salles de réunions, salles de séminaire ou un espace dédié, un peu d’organisation, de créativité et le tour est joué !
📌 Retrouvez quelques idées d’activités en consultant notre article dédié : Quelles activités pour un team building réussi ?
6. Communiquer, échanger avec tous les participants
Une communication efficace est indispensable pour garantir la participation et l’engagement de vos collaborateurs. Voici quelques conseils :
- Faites un teasing de l’événement
- Envoyez des invitations et des rappels par email
- Organisez des quiz pour tenter de faire deviner les activités prévues à vos équipes, le lieu du team building, du séminaire
- Créez un programme détaillé de la journée ou du week-end
Il est essentiel de créer et maintenir les échanges jusqu’au jour J ; gardez vos collaborateurs motivés !
7. Suivre et évaluer l’événement
Ça y est, votre événement est terminé ! Ne perdez pas de temps et recueillez les feedbacks des participants pour évaluer son succès :
- Obtenez les impressions et les retours des participants via un questionnaire de satisfaction
- Organisez des débriefings pour discuter des points forts et des axes d’amélioration
- Partagez les résultats avec toute l’équipe et envisagez des actions futures pour continuer à renforcer la cohésion
Vous avez désormais toutes les clés pour réussir votre team building et fédérer toutes vos équipes !
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